Кадровый аудит

Кадровый аудит – почему он необходим?

Трудовые споры с сотрудниками, внеплановые проверки, штрафы за неверно оформленные кадровые документы, приостановление деятельности – всего этого можно избежать, если периодически проводить такую необходимую процедуру, как кадровый аудит.

Кадровый аудит – это проверка кадровой документации компании на соответствие законодательным нормам РФ, выявление нарушений при их составлении и предоставление рекомендаций по устранению недочетов.

Причины проведения:

• предстоящая проверка контролирующими органами;
• смена руководителя отдела кадров предприятия;
• изменение законодательных норм, регламентирующих ведение кадровой документации;
• угроза внеплановой проверки (например, после жалобы уволенного работника).

В зависимости от того, кто будет проводить проверку, аудит может быть:

1. Внутренним (проводится самостоятельно ,с привлечением юриста, сотрудника отдела кадров и бухгалтера).
2. Внешним (проводят специалисты сторонней организации, имеющие большой опыт и квалифицированных работников для проведения данной проверки).

Преимущества внешнего кадрового аудита:

• квалификация и знания в разных областях юриспруденции;
• гораздо больший опыт, чем у любого сотрудника организации;
• независимость проверки от руководства компании;
• владение полной информацией обо всех изменениях в законодательстве;
• умение обработать полученные результаты и дать рекомендации по исправлению недочетов.

Если вы решили обратиться к профессионалам, то по вашему требованию мы можем провести выборочную экспертизу документации, которая предполагает частичную проверку (по некоторым работникам либо отделам предприятия). Она занимает минимум времени и обходится в меньшую сумму, но не дает полной картины состояния дел. Для того чтобы выявить все недочеты и нарушения, целесообразнее сделать полную проверку.

В ходе ее проведения мы:

1. Проверим наличие обязательных документов:
   • трудовые договоры с работниками;
   • график отпусков;
   • книга учета движения трудовых книжек и сами трудовые книжки;
   • табель учета рабочего времени;
   • должностные инструкции;
   • правила внутреннего трудового распорядка;
   • личные карточки работников.
2. Проведем экспертизу документов на соответствие нормативным требованиям:
   • подписаны ли работниками инструкции и приказы;
   • правильно ли заполнены трудовые книжки;
   • соблюдены ли сроки хранения документации;
   • не противоречат ли инструкции, правила и приказы законодательству РФ.
3. Подготовим экспертное мнение и рекомендации.

В данном отчете обычно указываются найденные недочеты, проводится разбор ошибок, прописываются возможные последствия в случае, если они исправлены не будут. При необходимости даются рекомендации по исправлению допущенных нарушений и по доработке документов.

Кадровые документы нужно содержать в идеальном порядке, и это позволит вам избежать штрафов и других проблем.